Методические материалы «Автоматизация работы в офисе»
«Образование и наука в России и за рубежом»
научно-образовательное издание для преподавателей и аспирантов, реклама в соответствии с законодательством Российской Федерации о рекламе

Учредитель: Общество с ограниченной ответственностью «Московский Двор»
ПИ №ФС77-54347
ISSN 2221-4607
Выпускается ежемесячно.
Издается с 2010 года.
Тираж 1000 экз.
+7(910)445-77-88
gyrnal@bk.ru
Адрес редакции: 129366, г. Москва, ул. Ярославская, д.10, корп.2
Включение в eLibrary.ru: Лицензионный договор №114-03/2014
Отправить статью
Следующий выпуск
25 августа
Рассчитать стоимость
публикации статьи
График выпуска журнала
Методическая библиотека
Опубликовать свою работу
ФИО:
Должность:
Место работы:
Дата:
PDF:
Word:
Соглашение:
Гоголев А.А.
Студент
ГОУ СПО КМБ№4
19.04.2014
Автоматизация работы в офисе

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОУ СПО

КОЛЛЕДЖ МАЛОГО БИЗНЕСА № 4

 

ЗАДАНИЕ

для выпускной письменной экзаменационной работы

 

Обучающемуся:  Гоголеву  Андрею  Анатольевичу_______________________

ГОУ СПО КОЛЛЕДЖА МАЛОГО БИЗНЕСА № 4 Группа № СЭ 31_________

Профессия НПО «1.9 Оператор электронно-вычислительных машин»_______

 

Тема дипломной работы: Автоматизация работы в офисе._________________

 

Целевая установка: Расширение теоретических знаний и характеристика____ основных компонентов автоматизации офиса.___________________________

 

Основные вопросы, подлежащие разработке (исследованию):
1) обзор литературы;________________________________________________

2) актуальность темы исследования;___________________________________

3) общая характеристика автоматизации офиса;__________________________

4) назначение автоматизации офиса;___________________________________

5) основные компоненты автоматизации офиса;__________________________

6) практическая направленность исследования: примеры использования____ автоматизированных информационных технологий в офисе.____________

 

Дата выдачи работы  «_____» ___________________________________ 20__г.

 

Срок представления законченной работы «_____»__________________ 20__г.

 

Срок сдачи работы    «_____» ___________________________________ 20__г.

 

 

 

Задание выдал

Преподаватель

_______________ И.О. Фамилия

(подпись)

_____   ______________ 20__г.

Задание получил

Учащийся

_______________ И.О. Фамилия

(подпись)

_____  ______________ 20__г.

 

 

 

 

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………...........3

Глава 1. Характеристика и назначение автоматизации офиса………………….5

1.1. Основные компоненты офисных автоматизированных систем…………...5

1.2. Основные методы автоматизации офисной деятельности……………….15

1.3. Средства офисной автоматизации и коллективной работы………………20

1.3.1. Средства управления электронными документами……………………..24

1.3.2. Средства автоматизации документооборота…………………………….27

Глава 2. Автоматизированные информационные технологии в офисе………34

2.1. Бухгалтерские программы………………………………………………….34

2.2. Автоматизированная информационная система «Налог»………………..36

2.3. Другие полезные программы для офиса: автоматизация заданий……….43

Глава 3. Техника безопасности и организация рабочего места

Оператора ЭВМ………………………………………………………………....49

3.1. Организация рабочего места оператора ЭВМ…………………………….49

3.2. Техника безопасности………………………………………………………52

 Заключение………………………………………………………………………53

Список литературы………………………………………………………………55

Введение

 

Современное общество не может существовать без документооборота. Документы сопровождают нас на каждом шагу. Даже мелкая покупка товара в магазине сопровождается выдачей документа – кассового чека. Мы можем выбросить ненужный чек в урну сразу после покупки, но это не меняет дела. Все равно в магазине остается копия чека, которая еще долго будет храниться и учитываться.

Одна из задач, стоящих перед информатикой, как наукой, состоит в переводе документооборота из бумажной формы и электронную. Эту задачу решают путем разработки и внедрения аппаратных и программных средств и методов электронного документооборота.

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационные технологии управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Цель работы: Расширение теоретических знаний и характеристика основных компонентов автоматизации офиса.

Задачи работы:

1.  дать общую характеристику автоматизации офиса;

2.  рассмотреть назначение автоматизации офиса;

3.  перечислить основные компоненты автоматизации офиса;

4. привести примеры использования автоматизированных информационных технологий в офисе.

Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы и приложений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Характеристика и назначение автоматизации офиса

1.1. Основные компоненты офисных автоматизированных систем

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса (рис. 1) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

 

Рис. 1. Основные компоненты автоматизации офиса.

            Автоматизированных офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизации офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

База данных

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Текстовый процессор

Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующих функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта

Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор

Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

  • ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
  • обработка дынных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);
  • вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
  • качественное оформление табличных форм представления данных;
  • многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
  • проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
  • проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Электронный календарь

Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции

Компьютерные конференции и телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем, аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст

Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

  • создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
  • заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставлять клиенту на магнитных или оптических дисках;
  • заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиконференци не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

  • работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;
  • количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;
  • программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;
  • перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;
  • должны быть организованы запись конференции и ее хранение;
  • запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции предназначены для тех же целей что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций: односторонняя видео- и аудиосвязь.

Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении (от руководителя проекта к исполнителям);

односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь

Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Факсы используются очень часто. Газеты и финансовые учреждения пользуются их услугами на протяжении многих лет. Первые факсы были аналогичны звуковым модемам. Однако технологии не стоят на месте, а постоянно совершенствуются. Страница текста или фото загружается в факс и сканируется. При этом луч сканера, перемещаясь по странице, кодирует белые и темные участки изображения, которые затем цифровом виде передаются по телефонным линиям. При получении сообщения происходит аналогичный процесс, но только в обратном порядке - значения битов, представляющие коды символов, переводятся из цифровой формы в аналоговый сигнал. Факс посылает и принимает в оцифрованном виде отсканированные страницы с графическими изображениями, текстом и т. п. Поскольку факс работает только с графическими символами, компьютерная программа не может быть передана с его помощью.

Модем не выполняет преобразований графических изображений в цифровой вид, а служит лишь для передачи любой цифровой информации по телефонным линиям. Другими словами, если вы с помощью какой-либо программы закодировали изображение (например, сформировали графически файл), то его вы сможете легко передать через модем. Однако в этом случае получатель должен будет самостоятельно декодировать ваш файл с помощью какой-либо программы работы с графикой.

Факс и модем не могут одновременно (в одно и то же время) использовать одну телефонную линию. Но по отдельности они, конечно же могут обслуживаться одной телефонной линией. В настоящее время во всем мире используются миллионы факсов для передачи документов, подписей, печатей писем и т. п. между странами, в пределах одной страны и даже между факсами в разных комнатах одной компании.

С помощью факса можно отправить письма всего за несколько минут. Существует множество программ, которые позволяют задержать отправку факсов, например, до ночного времени, когда телефонные тарифы уменьшаются. В зависимости от вида бизнеса и объема почты, которую нужно отправлять, факс-система может окупить себя за очень короткое время. Ее ли у вас имеется факс/модем, то его использование будет стоить дешевле электронной почты.

В некоторых факсах используется специальная термобумага для печати {особенно в дешевых факсах). Термобумага не обеспечивает хорошего разрешения и со временем темнеет. В более дорогих факсах применяется чернильная (струйная) или лазерная технология для печати на высококачественной бумаге.

Данные устройства работают более медленно, но могут быть использованы в качестве ксерокса. Факсы имеют много общего с ксероксами, сканерами и принтерами. Некоторые компании выпускают универсальные машины, в которых объединяются возможности всех перечисленных устройств.

Некоторые компании разработали факсовые системы на платах расширения, подключаемых к компьютерам. На большинстве плат факсы объединены с 1 модемами и образуют единую систему. Такие комбинированные платы используют всего одно гнездо на материнской плате для подключения.

Специальное программное обеспечение позволяет компьютеру управлять работой факса. Различные тесты, письма и заметки могут быть созданы с помощью текстовых редакторов, а затем переданы по телефонным линиям. Компьютер может быть запрограммирован на посылку сообщений или писем в то время, когда тарифы на передачу самые низкие.
Компьютерные факсы имеют один недостаток - они не могут скопировать информацию, подписи, графику и т. д. Но при наличии сканера эта информация может быть записана в файл на диске и добавлена в документ для передачи по факсу. Есть много различных моделей сканеров, которые можно использовать для ввода графических или текстовых данных. Если на компьютере установлено соответствующее программное обеспечение, он может получать и хранить любую информацию. Некоторые компании настраивают факсы так, чтобы они принимали сообщения круглосуточно.

 

1.2. Основные методы автоматизации офисной деятельности

Рассмотрим основные методы автоматизации офисной деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы.

Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:

  • ввод информации в систему;
  • хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;
  • коллективная работа с документами;
  • вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ "переводится" в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.
При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows 95/98/2000 есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако, в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов. База документов может хранить как однотипную так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания.

Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.

Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix Illustra).

Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в "паутине" применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

  • сетевой доступ к файлам и базе данных;
    локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
  • терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
  • просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа.

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

  • поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
  • четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.
Одной из реализаций технологии workflow является так называемая "система графов", где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на понятии "цикл" ("loop") или "стол". В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация нового процесса.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

обработка текста,

электронные таблицы,

деловая и презентационная графика,

планирование работ и совещаний,

генерация отчетов из базы данных,

мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:

функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;

системы для организации групповой работы;

системы управления электронными документами;

средства управления документооборотом.

 

1.3. Средства офисной автоматизации и коллективной работы

Самым распространённым средством офисной автоматизации стали пакеты прикладных программ (ППП). Данный класс программных средств наиболее представителен, что обусловлено, прежде всего, широким применением средств компьютерной техники во всех сферах деятельности человека, созданием автоматизированных информационных систем различных предметных областей.

Для некоторых предметных областей возможна типизация функций управления, структуры данных и алгоритмов обработки. Это вызвало разработку значительного числа пакетов прикладных программ одинакового функционального назначения и, таким образом, создало рынок программньк продуктов:

ППП автоматизированного бухгалтерского учета;

ППП финансовой деятельности;

ППП управления персоналом (кадровый учет);

ППП управления материальными запасами;

ППП управления производством;

банковские информационные системы и т.п.

Основные тенденции в области развития проблемно-ориентированных программных средств таковы:

создание программных комплексов в виде автоматизированных рабочих мест (АРМ) управленческого персонала;

создание интегрированных систем управления предметной областью на базе вычислительных сетей, объединяющих АРМы в единый программный комплекс с архитектурой клиент-сервер;

организация данных больших информационных систем в виде

распределенной базы данных на сети ЭВМ;

наличие простых языковых средств конечного пользователя для запросов к базе данных;

настройка функций обработки силами конечных пользователей (без участия программистов);

защита программ и данных от несанкционированного доступа (парольная защита на уровне функций, режимов работы, данных).

Для подобного класса программ высоки требования к оперативности обработки данных (например, пропускная способность для банковских систем должна составлять несколько сот транзакций в секунду), велики объемы хранимой информации, что обусловливает повышенные требования к средствам администрирования данных БД (актуализации, копирования, обеспечения производительности обработки данных).
Наиболее важно для данного класса программных продуктов создание дружественного интерфейса для конечных пользователей.
Данный класс программных продуктов весьма динамичен как по составу реализуемых ими функций, так и по используемому для их создания инструментарию разработчика. Со временем границы компьютеризации информационных систем, как правило, расширяются, что приводит к изменению функций существующих ППП.

                                            Система Lotus Notes

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения.

Благодаря тому, что система Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые для подготовки этих приложений, она предлагает разработчикам наиболее производительную платформу, ориентированную на совместное использование информации.

Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).

Основными системы Lotus Notes являются:
Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации.
Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, новостные каналы (newsfeeds), сканированные изображения и структурированные реляционные системы.

Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп.
Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа.

Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.

Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных прикладных программных интерфейсов API.
Масштабируемость – возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ. Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой графический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows, Mac System7, OS/2 или Unix.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes .
Пользователь может располагать окна на экране по своему усмотрению.
База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в своей сети. База документов может совместно эксплуатироваться пользователями, присоединенными к одной и той же сети.

Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes.
Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для интеграции с различными прикладными программами.

1.3.1. Средства управления электронными документами

В любом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения порядка в информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска необходимого документа или для подборки материалов.

Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы - это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

Система управления документами DOCS OPEN

Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.
Система построена по современной архитектуре "клиент-сервер" . DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.

Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.

Хранение документов можно оценивать по следующим критериям:
Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере.. Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления редко используемых документов. Документы редактируются непосредственно по месту хранения.

Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой.

DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документы по содержанию документа.
Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE (Query By Example). Для того, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.
DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегда лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документ передается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.

При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.

Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации.
DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа.

Для интеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль обмена информацией с Lotus Notes, а именно: Interchange for Lotus Notes. WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.
Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

Система управления документами Excalibur EFS

Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp.        Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и "компактный" способ индексирования (30% исходного текста против 70 - 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе.

Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:

нечеткий поиск по названиям документов;

ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами;

прямой доступ к файлам по пиктограммам;

запросы в стиле обычной базы данных;

поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;

логический поиск по всему тексту.

Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом. Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware.

К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.


1.3.2. Средства автоматизации документооборота

В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.
Пакет управления документооборотом Action Workflow.

Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в организации определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов обработки информации и желательно осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше распоряжение предоставляется "свободный маршрутизатор", созданный и интегрированный в систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть статус работ (получена/прочитана/выполнена и т.д.), проследить историю работы над той или иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании Action Technologies.

Самое сложное и ответственное в данном направлении - это выбор инструментария, который позволит перенести существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и просто будет описать с помощью терминов системы существующие взаимодействия сотрудников организации. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта, дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы систем. Ее отсутствие или использование ошибочной методологии часто приводит к плохим результатам. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость проектирования системы, но и на конечный результат.

В отличие от "графовых систем", где каждый "шаг " представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций, в том числе и так называемых "непредвиденных" (или отказных), которые по ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа, методология Action Workflow в элементарном звене включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.

Основные особенности Action Workflow:

методология учитывает "человеческий фактор";

в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а

их должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации производства;

созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость:

документ не может быть отправлен в "никуда" или остановиться непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;

четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы на подобное нарушение;

на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отрасли производства терминами - в процессе создания карты вы сами определяете "сленг", на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия;

доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые должны с ней работать, кому это разрешили. Администратор же системы видит только состояние процесса ("запущен", "ожидает активации", "завершен");

поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);

система имеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в существующие приложения.

Система состоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение определенного круга задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь к созданию карты взаимодействия между сотрудниками в организации.

Ядром системы является AWS Manager - модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный этап работ.

В дополнение к AWS Manager поставляется открытый API, посредством которого можно получить всю необходимую информацию об интересующих процессах: кто в данный момент работает над проблемой, посмотреть историю, просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы выполнения различных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, или же получить список документов, которые отправили на обработку.

Продукт AWS Builder - средство, с помощью которого предоставляется возможность строить карты процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли, проводить назначения последних, определять временные интервалы выполнения различных этапов работы, штрафные санкции, которые будут применяться в случае нарушения оных. Последняя и наиболее ценная черта данного компонента - это статическая проверка карты процесса на замкнутость при генерации процесса, что не позволит бизнес-процессу "уйти в никуда".

Продукт AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования деловых процессов, существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесс либо по времени, либо по затратам.
Следует отметить модульность предлагаемого решения, т.е. в зависимости от потребностей можно сначала организовать у себя электронный архив, а затем систему контроля исполнения или наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг в друга, так и в уже действующие приложения.
Пакет электронного документооборота Staffware.

Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии "клиент-сервер". Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:

поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;

динамическое управление и контроль исполнения работ;
интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;

использование различных платформ.

StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой, StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и проч. Связь с внешними процедурами может осуществляться средствами DDE и OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on Infirmix.

Используя строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронного документооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуре организации при помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям.

Наращиваемость системы электронного документооборота осуществляется путем разработки новых процедур. В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.
Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться.
представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться.

Каждая процедура связывает совокупность документов, из которых одни являются родителями, другие - потомками.
Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры мультимедиа и т.п.

Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных, удовлетворяющая следующим требованиям:

поддержка иерархического построения, включая распределение на различных серверах с ограничением прав доступа;

классификация документов по их типам (входящие, исходящие, внутренние); ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по всем реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом);

возможность получения информации о других документах, связанных с конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках), санкционирование получения доступа к этим документам;

объединение документов во временные иерархические группы с различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения физического размещения документа в архиве.

Наряду с информационным моделированием должно проводиться и функциональное моделирование для каждой процедуры документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Автоматизированные информационные технологии в офисе

2.1. Бухгалтерские программы

1С Бухгалтерия

Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет). После расчета итогов программа формирует различные ведомости.

Помимо этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Система «1С: Предприятие» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии.

САБУ производства «1С» - самые известные и продаваемые в России. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная


поддержка и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.

Aubi

«АУБИ» может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать «АУБИ» на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов, информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д.

Отметим, что «АУБИ» может поставляться в различной комплектации. По желанию пользователя в комплект поставки могут быть включены или изъяты различные элементы программы. К таким элементам программы могут быть отнесены различные учетные (аналитические) ведомости, банковские операции, касса и некоторые другие. Совершенно очевидно, что описанные выше расширения функциональных возможностей «АУБИ» отражаются на стоимости пакета программ. Добавим, что пользователь сам решает быть ли ему просто зарегистрированным пользователем и при этом обучаться работе с программой самостоятельно по технической документации, либо за дополнительную плату пройти курс обучения по работе с «АУБИ» и пользоваться мощной консультативной поддержкой фирмы изготовителя или торговой аудиторской компании у которой приобреталась программа.

Парус-бухгалтерия

Эта система предназначена для подготовки и учета документов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, накопления информации о совершенных хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности. Система поставляется в различных комплектациях в зависимости от необходимости ведения учета операций в валюте, расширенного аналитического учета, учета торговых операций.

Инфин – Бухгалтерия

«ИНФИН-Бухгалтерия» ориентирована на средние и крупные предприятия со сложным учетом и не требует внедрения и обучения. Осуществляется полный балансовый и забалансовый учет. Возможна работа с несколькими предприятиями на одном рабочем месте, а также объединение данных, введенных с разных рабочих мест.

Сетевая версия работает в разных типах сети, а система блокировок и синхронизации сетевых процессов позволяет независимо работать с данными нескольким пользователям и видеть в динамике изменения, вносимые с других рабочих станций. Всевозможные сортировки, выборки, изменение порядка аналитик в балансовых счетах позволяют получать документ в разных разрезах информации.

Работа возможна в любом периоде, как в закрытых месяцах, так и в любых будущих, что полезно для оперативного ввода первичных документов и корректировки уже введенной информации. Изменение данных в закрытых месяцах вызывает автоматический пересчет остатков.

Предусмотрена парольная защита информации с разными уровнями доступа.

Программа «Бухгалтерия» выполнена в вариантах «Мини», «Макси», «Супер» и «Элит», которые отличаются по функциональным возможностям и по стоимости, что позволяет пользователю выбрать необходимую конфигурацию программы. Каждый из вариантов исполнения включает в себя все возможности предыдущего.

 

2.2. Автоматизированная информационная система «Налог»

 

         Для осуществления всех указанных функций в системе управ­ления органами Госналогслужбы РФ создана

        Информационное обеспечение АИС «Налог» представляет собой информационную модель налоговых органов. Задачи информаци­онного обеспечения системы налоговых органов зависят от основ­ных функций, выполняемых ее структурами. Информационное обеспечение должно снабжать пользователей АИС информацией, необходимой для выполнения ими своих профессиональных обя­занностей. Система должна иметь возможность распределенного хранения и обработки информации, накопления информации в банках данных в местах использования, предоставления пользова­телям автоматизированного, санкционированного доступа к ин­формации, одноразового ее ввода и многократного, многоцелевого использования. Должна быть обеспечена информационная взаимо­связь как между задачами, решаемыми каждой функциональной подсистемой, так и с внешними уровнями. Внешними по отноше­нию к АИС «Налог» являются не только предприятия, организации и физические лица, но и такие органы, как налоговая полиция РФ, финансовые органы, банки, таможенные органы и т.д. Информа­ционное обеспечение автоматизированной системы налогообложе­ния, как и любой другой системы организационного типа, состоит из внемашинного и внутримашинного. Внемашинное информаци­онное обеспечение — это совокупность системы показателей, сис­темы классификации и кодирования информации, системы документации и документооборота, информационных потоков. Внутримашинное обеспечение — это представление данных на машин­ных носителях в виде разнообразных по содержанию и назначению специальным образом организованных массивов, баз данных и их информационных связей.

Система показателей состоит из исходных, промежуточных и результатных показателей, которые собираются, преобразуются и вывдаются АИС для целей обеспечения деятельности налоговых органов. Показатели характеризуют объекты налогообложения, различные виды налогов, ставки налогов, финансовое состояние налогоплательщиков, состояние расчетов налогоплательщиков с бюджетом и т.д. Показатели содержатся в документах, являющихся наиболее распространенным носителем исходной и результатной информации. В системе налогообложения функционирует унифи­цированная система документации, которая отвечает определен­ным требованиям к форме, содержанию, порядку заполнения до­кументов. Унифицированные документы используются на всех уровнях системы. К ним можно отнести большинство документов, циркулирующих в налоговых органах, начиная от бухгалтерской отчетности и налоговых расчетов, представляемых налогоплатель­щиками в налоговые инспекции, и кончая отчетностью, состав­ляемой налоговыми органами. Информационные потоки представ­ляют собой направленное стабильное движение документов от ис­точников их возникновения к получателям. Информационные по­токи дают наиболее полную картину информационной системы налогообложения в связи с тем, что с их помощью выявляются пространственно-временные и объемные характеристики, отража­ется динамичность информационных процессов и их взаимодейст­вие. Информационные потоки отражают организационно-функциональную структуру налоговых органов. Единицами ин­формационных потоков могут быть документы, показатели, рекви­зиты, символы. Документы и содержащаяся в них информация классифицируются:

    а) по отношению к входу и выходу:

      • входные (поступающие в инспекции);

      • выходные (исходящие из инспекции).

    б) по срокам представления:

      • регламентные — документы, для которых определен срок исполнения и    представления.

К документам, выдаваемым по регламенту, можно от­нести, например, отчеты «О поступлении налогов и других обязательных платежей в бюджеты РФ», «О результатах контрольной работы налоговых инспекций», «Структура поступлений основных видов налогов», «Недоимка по пла­тежам в бюджет» и другие статистические отчеты, состав­ляемые в налоговых органах;

      • нерегламентированные  — документы,  исполняемые по запросам.

    в) по функциональным направлениям деятельности налоговой инспекции:

      • правовые и нормативно-справочные документы (законы, указы, постановления органов государственной власти и управления) и организационно-методические документы (приказы, директивы, инструкции, методики, решения коллегий ГНС и т.д.);

      • документы исчисления и учета поступления налогов, сбо­ров и других платежей (лицевые счета плательщиков на­логов, банковские документы, налоговые расчеты, декла­рации);

      • документы по контрольной работе инспекции (бухгалтерские отчеты, балансы, акты проверок предпри­ятий и организаций, журналы учета контрольной работы);

      • другие виды документов.

         Группирование документов по функциональным направлениям в соответствии с особенностями и назначением содержащейся в них информации определяет основные потоки информации в структуре управления функционированием налоговых органов.

         Важной составляющей внемашинного информационного обес­печения является система классификации и кодирования. В усло­виях функционирования АИС методы, способы кодирования, ра­циональная классификация номенклатур должны служить полному удовлетворению запросов пользователей, сокращению временных и трудовых затрат на заполнение документов и эффективному ис­пользованию вычислительной техники, так как позволяют снизить объем и время на поиск информации, необходимой для решения задач, облегчить обработку информации.

АИС «Налог» должна ис­пользовать единую систему классификации и кодирования инфор­мации, которая строится на основе применения:

    а) общероссийских классификаторов:

      • стран мира (ОКСМ);

      • экономических районов (ОКЭР);

      • объектов административно-территориального деления и населенных пунктов (СОАТО);

      • органов государственного управления (СООГУ);

      • отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

      • видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОВДП);

      • валют (ОКБ);

      • единиц измерений (СОЕЙ);

    б) ведомственных классификаторов:

      • форм собственности (КФС);

      • организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов (КОПФ);

      • доходов и расходов бюджетов в РФ (КДРБ);

      • типовых банковских счетов (КБС);

      • банков (КБ);

    в) системных классификаторов:

      • налогов и платежей (КНП);

      • объектов налогообложения (КОН);

      • налоговых льгот (КНЛ);

      • типов льгот по налогам (КТНЛ);

      • штрафных санкций (КШС);

      • идентификационных      номеров      налогоплательщиков (ИНН);

      • системы  обозначения   Государственных  налоговых  ин­спекций (СОГНИ).

    Внутримашинное информационное обеспечение формирует информационную среду для удовлетворения разнообразных профессиональных потребностей пользователей системы нало­гообложения. Оно включает все виды специально организован­ной информации для восприятия, передачи и обработки техни­ческими средствами. Поэтому информация представляется в виде массивов, баз данных, банков данных. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение должно адек­ватно отражать реальную деятельность налоговых органов. Мас­сивы, также как и содержащиеся в них данные, по степени устойчивости можно разделить на переменные и постоянные. Пе­ременные содержат информацию, объем изменений в которой в течение года превышает 20 % годового объема. Массивы, со­держащие остальную информацию, считаются постоянными (условно-постоянными). В переменных массивах содержится информация:

  • по результатам оперативного контроля, обеспечения полноты и своевременности поступления налогов, сборов, других пла­тежей и отчетности;

  • по анализу и прогнозированию базы налогообложения и по­ступления налогов, сборов и других платежей;

  • по результатам контрольной работы налоговых органов;

  • по правовой практике налоговых органов и т.д. В постоянных массивах содержатся:

  • тексты законов, постановлений и указов Президента и Пра­вительства РФ, постановлений местных органов власти, дру­гих правовых актов;

  • тексты решений коллегии ГНС РФ, приказов, распоряжений и планов;

  • тексты организационно-методических документов;

  • классификаторы, справочники и словари, используемые в АИС «Налог»;

  • данные Госреестра предприятий и учетные данные налогоплательщиков;

  • нормативно-справочная информация финансового, матери­ально-технического обеспечения, учета и движения кадров. Основной формой организации данных для их накопления, об­работки и хранения в ЭВМ должны быть базы данных (БД). Базы данных состоят из массивов. Структурирование данных в инфор­мационные массивы БД должно осуществляться в соответствии со следующими требованиями:

   •объединения в единую БД данных, характеризующихся об­щим физическим смыслом и реализующих информационную технологию одного или нескольких взаимосвязанных процес­сов деятельности налоговых органов;

  • полноты и достаточности обеспечения информацией долж­ностных лиц налоговых органов, в пределах номенклатуры данных, содержащихся во входных документах;

  • организации данных в информационные структуры и управ­ления ими путем использования систем управления базами данных (СУБД) и обеспечения информационной совмести­мости между различными базами данных;

  • организации данных в БД с учетом существующих информа­ционных потоков между объектами АИС «Налог» и внутри налоговых органов;

  • обеспечения информационной совместимости с данными, поступающими с внешних уровней, с которыми взаимодей­ствует данная система;

  • выполнение принципа системности и однократного ввода — данные, используемые несколькими задачами, должны быть структурированы в общесистемные структуры и поддержи­ваться средствами программного обеспечения. Функциональный и информационный состав БД зависит от специфики каждого рабочего места и от квалификации специали­ста. К профессиональным БД в налоговых органах относятся:

  • базы исходных и отчетных данных по налоговым поступле­ниям в разрезе разделов и параграфов бюджетной классифи­кации, бюджетов, территорий, временных периодов по рег­ламентированным отчетным формам;

  • базы оперативных данных по налоговым поступлениям;

  • базы писем, прецедентов, ответов, предложений по налого­вому законодательству,

  • базы производных и интегрированных данных на основе от­четных форм;

  • базы документов внутреннего пользования различного на­значения и т.д.

         Работа таких баз данных обеспечивается специальным про­граммным обеспечением.

         Значительное место в информационном обеспечении АИС «Налог» занимают информационно-справочные системы. Для их функционирования создают:

  • БД по законодательным и нормативным актам по налогооб­ложению;

  • БД инструктивных и методических материалов;

  • БД по общеправовым вопросам.

    Особенностью этих баз данных является то, что они активно используются всеми подразделениями налоговой инспекции.

2.3. Другие полезные программы для офиса: автоматизация заданий

AutoFileMove 1.0

Программа, которая поможет автоматизировать работу с большим количеством файлов. Она может следить за определенными папками и автоматически перемещать или копировать файлы заданных типов в указанные директории, а также распечатывать файлы без вашего вмешательства. Таким образом, AutoFileMove упрощает работу и экономит ваше время.

FileMonkey 9.75

Программа для автоматизации некоторых операций с файлами, забирающими много времени. Среди ее возможностей — поиск и замена содержимого файла, названия файла или папки; резка и сборка файлов; изменение атрибутов файлов и папок; изменение регистра букв в названиях файлов и папок; сохранение списка файлов в текстовом файле.

Event Manager 2.54

Программа для запуска разнообразных программ, автоматизации и планирования заданий. Event Manager позволит вам запустить любое количество приложений одновременно. Можно не просто составлять списки программ для одновременного запуска, но и указывать время для запуска и прекращения работы. Кроме этого, Event Manager позволяет писать макросы и указывать в них условия запуска тех или иных приложений, а также управлять перезагрузкой и выключением компьютера.

xStarter 1.64

Программа для автоматизации выполнения некоторых заданий. С ее помощью можно записывать любые действия и позже проигрывать их, синхронизировать содержимое папок, запускать приложения, архивировать данные, копировать файлы и папки, отсылать почтовые сообщения, загружать файлы, запускать и останавливать сервисы. Любое задание программа может выполнять по расписанию один раз или периодически. Программа бесплатна для русскоязычных пользователей.

TaskForce 2.0

Эта программа предназначена для автоматизации выполнения некоторых действий на компьютере. С ее помощью можно устанавливать время начала закачки файлов, выключения компьютера, запуска приложений, проигрывания аудиофайлов. В Task Force также есть функция напоминания о заданных событиях. Каждое задание может быть выполнено благодаря имитации нажатия кнопок (клавиш), которые вызывают выполнение одного из действий — открытие или закрытие окна, проверка доступности интернет-соединения, установка определенного времени и пр.

Automize 6.21

Программа для планирования и автоматизации заданий. Automize может выполнять многие задания на компьютере автоматически — выполнять загрузку на FTP-серверы, производить мониторинг FTP, скачивать файлы из Интернета, проверять и отправлять почту, пинговать серверы, следить за указанными папками и многое другое. Задания могут выполняться в заданное время, а также периодически: каждый день, неделю, месяц и т.д. Программа содержит заготовки для выполнения наиболее распространенных заданий, остальные настраиваются вручную.

QueIt 2.0

Мощная программа – планировщик заданий. Она позволяет составить план автоматического запуска приложений, заданий или даже набора файлов в выбранное время. При помощи QueIt можно задать автоматический запуск программ в определенные дни, часы или даже минуты. QueIt поддерживает также запуск приложений по определенному условию (например, запускать приложение только если существует определенный файл).

 

nnCron LITE 1.17

Бесплатная версия планировщика nnCron, позволяющего запускать приложения и открывать документы в определенное время или с заданной частотой. nnCron LITE – это виндовский клон известного планировщика для UNIX под названием Cron. Основные возможности nnCron LITE:

 возможность установки и использования environment variables;

 возможность дополнения плагинами, написанными на языке Forth;

 гибкая настройка для каждого пользователя;

 нетребовательность к системным ресурсам (не занимает более 150 Кб).

AIM Keys 4.0

Утилита для записи и дальнейшего выполнения макросов. Она также поддерживает планировщик заданий и имеет опции, обеспечивающие безопасную работу пользователя. Программа предоставляет возможность запуска почтовых приложений и выбранных веб-сайтов. Встроенные команды быстрого запуска позволят без труда выполнить нужное действие и запустить любой макрос.

Macro Mania 9.5

Утилита для создания различных макросов. С ее помощью можно запускать программы, переключаться между уже работающими приложениями, давать команды для выполнения любым программам и т.д. Программа имеет мастер команд, который поможет неопытным пользователям быстро создать массу полезных макросов. В Macro Mania встроен планировщик, который позволяет запускать макросы в определенное время.

Shudly 1.0

Данная программа представляет собой многофункциональное решение, с помощью которого можно осуществлять поиск информации посредством Google, просматривать веб-страницы и отсылать электронную почту. Уникальность этой утилиты в том, что для общения с программой используется интерактивный помощник наподобие того, который присутствует в Microsoft Office. Shudly может использоваться как планировщик заданий – в этом случае интерактивный персонаж напомнит о приближающемся важном событии.

SmartMOUSE 2.2

Программа для увеличения функциональности мыши. Она помогает делать мышью меньше движений, а также позволяет выполнять некоторые операции более быстро. Среди ее возможностей – автоматическое перемещение курсора в центр диалогового окна; исчезновение курсора при наборе текста; слежение за вашими действиями пользователя и напоминание о перерыве в работе; наличие некоторых макросов для выполнения частых действий – работы с браузером, переключения между окнами и пр.

Workspace Macro 4.5

Простая утилита для быстрого выполнения часто повторяющихся действий. Используя простые комбинации клавиш, можно загружать и логиниться на ваши любимые веб-страницы, открывать приложения или файлы, выходить в Интернет и пр. Cреди возможностей программы – защита паролем записанных действий; использование не только комбинаций клавиш, но и заданных движений мыши для вызова макроса; хранение всей информации только на вашем компьютере.

Journal Macro 1.84

Эта небольшая утилита предназначена для записи и последующего проигрывания различных действий, производимых при помощи клавиатуры и мыши. С ее помощью можно записать операции, которые приходится часто повторять – например, открытие определенного файла, запуск приложений и пр. При помощи Journal Macro вы сможете записать нужную последовательность действий один раз в виде макроса и далее запускать его комбинацией клавиш. Каждый из записанных макросов можно также редактировать и проигрывать с установленной скоростью.

 

IE Recorder 1.0

IE Recorder – это программа для записи и последующего воспроизведения действий, выполненных в браузере. Программа записывает даже действия с фреймами и pop-up-окнами. С ее помощью, например, можно быстро получать доступ к почтовому ящику в Интернете. Записанные макросы можно легко редактировать и сохранять так же, как ссылки папки «Избранное». IE Recorder поддерживает работу с несколькими пользователями и дает возможность защитить свои данные паролем.

Diskeeper 9.0

Вне зависимости от объема вашего винчестера по мере того, как вы устанавливаете программы, сохраняете файлы и производите любые другие операции, в процессе которых идет запись на диск, он фрагментируется. В результате этого его быстродействие уменьшается. Diskeeper – одно из решений проблемы фрагментации. Эта программа позволяет автоматически дефрагментировать диск по заданному расписанию. Diskeeper может работать в фоновом режиме, в то время как вы занимаетесь обычными делами. При этом разработчики гарантируют, что программа не повредит файлы и не займет лишних ресурсов. Кроме того, Diskeeper может начинать работу во время запуска хранителя экрана.

Keep-It 3.0

Иногда, на протяжении длительного времени работая с одними и теми же документами, вы жалеете о том, что старые версии не были сохранены. Те данные, которые кажутся ненужными, позже могут пригодиться. При этом, если документы достаточно велики, хранить все их версии не очень удобно, так как они требуют мноо места на жестком диске. Бесплатная программа Keep-It поможет решить эту проблему. Во-первых, она сохраняет старые версии файлов в сжатом виде, а во-вторых, использует не весь файл, а только выбранную его часть. Например, если у вас есть документ Word, в котором изменяется только текст, а картинки остаются неизменными, Keep-It сохраняет только текстовую часть файла.

Gotta Know Now – Web Page Watcher 2.6

Gotta Know Now может помочь тем, кто постоянно следит за обновлениями на определенных сайтах. Вы можете задать слово или фразу, и программа уведомит вас звуковым сигналом или по почте, если они появятся на указанной странице. На главной странице программы будет отображена информация, которую она обнаружила. Кроме этого, Gotta Know Now может уведомлять вас об обновлениях на выбранных веб-страницах, чтобы вам не пришлось проверять их по нескольку раз в день. Как только программа обнаружит изменения, она сообщит вам об этом, и тогда вы сможете открыть страницу в браузере.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Техника безопасности и организация рабочего места оператора ЭВМ

3.1. Организация рабочего места оператора ЭВМ

Под организацией рабочего места оператора ЭВМ понимается размещение его постоянного рабочего места с учетом психофизиологических, антропометрических данных, обеспечение безопасных условий работы, а также рациональная планировка оборудования и помещения.

Рабочее место оператора должно обеспечивать: удобную рабочую позу, точность движений, соответствие санитарно-гигиеническим требованиям. Основой рабочего места оператора является пульт с органами управления и индикаторными панелями. Особенности его технологического решения определяются спецификой работы оператора. Основным требованием при размещении индикаторных, регистрирующих элементов и органов управления является облегчение сбора информации и ее переработки человеком. Учитывается, что моторное поле (поле движений) разделяется на максимальные, минимальные, нормальные и оптимальные рабочие зоны операторов, работающих в горизонтальной и вертикальных плоскостях при работе сидя и стоя (рис. 2, а, б). В горизонтальной плоскости поле делится на зону основных движений оператора с легкой доступностью и хорошим обзором (оптимальное рабочее пространство) и зону вспомогательных движений (максимальное рабочее пространство). Оптимальное рабочее пространство ограничено дугами, описываемыми каждой рукой оператора при вращении в локтевом суставе - зона I (рис. 3). Максимальное рабочее пространство ограничено дугами, описываемыми вытянутыми руками с поворотом в плечевом суставе (зона II). Органы управления располагают так, чтобы по возможности свести рабочие движения к движениям предплечья, пальцев кисти руки, исключить движения плечевого сустава, перекрестную работу рук, равномерно распределить работу между правой и левой рукой, с учетом того фактора, что правой рукой выполняются наиболее ответственные операции, требующие наибольшей силы и точности.

 

Рис. 2 - Оптимальная конструкция пульта управления:

а - при работе сидя; б - при работе стоя

 

Часто используемые органы управления располагаются в оптимальном рабочем пространстве. Аварийные и ответственные органы управления располагаются в оптимальной зоне досягаемости руки, второстепенные органы управления - в зоне максимальной досягаемости руки. Клавиши, кнопки располагаются в порядке, совпадающем с естественной последовательностью выполнения рабочих операций. Цвет клавишей и кнопок выбирают контрастным по отношению к цвету панели. Тумблеры размещают так, чтобы между ними было достаточно свободного места при расположении ручек друг к другу. Установка горизонтальными рядами предпочтительна. Направление движений тумблеров, рычагов, рукояток должно быть согласно с изменениями регулируемых параметров или с привычными представлениями оператора:

  • движение их «от себя», «вверх», «вправо» вызывает «включение», «пуск», «увеличение значения параметра»;
  • движение рукояток, тумблеров «к себе», «вниз», «влево» вызывает «выключение», «остановку», «уменьшение параметров»;
  • нажатие верхних передних и правых кнопок вызывает «включение», «пуск», «увеличение».

 

Рис. 3 - Распределение рабочих зон в горизонтальной плоскости:

I - зона основных движений; II - зона вспомогательных движений; III - зона вне пределов досягаемости, но в пределах видимости приборов

 

Наиболее важные индикаторные элементы исходя из анализа деятельности оператора располагаются в центре на уровне глаз оператора или несколько ниже. Целесообразно выполнять группировку индикаторных элементов, передающих информацию об одном объекте, либо связанных общей задачей по функциональному назначению. Группирование может выполняться разделением приборов определенными промежутками, выделением групп различной окраской, заключением групп в рамки и т.д.

Показания должны читаться слева направо. Надписи к элементам выполняют краткими, ясными и размещают горизонтально.

Плоскость поверхности, где располагаются индикаторы, перпендикулярна линии взора, что достигаются наклоном рабочих панелей (рис. 2).

Микроклимат в помещении пункта управления должен благоприятствовать работе персонала.

 

3.2. Техника безопасности

Общие требования безопасности

К работам с персональными ЭВМ и внешними устройствами ЭВМ допускаются лица, прошедшие медицинское освидетельствование, вводный инструктаж, инструктаж и обучение на рабочем месте, проверку знаний по охране труда .

Операторы и пользователи ЭВМ обязаны:

Соблюдать правила внутреннего распорядка;

Знать и соблюдать правила по охране труда при работах на предприятиях телефонной связи, в объеме выполняемых требований; своевременно подтверждать свою группу по электробезопасности;

Выполнять только ту работу, которая определена инструкцией по эксплуатации оборудования и должностными инструкциями, утвержденными администрацией предприятия, и при условии что безопасные способы ее выполнения хорошо известны;

Знать и уметь оказывать первую медицинскую помощь при поражении электрическим током и при других несчастных случаях.

Соблюдать инструкцию о мерах пожарной безопасности.

При работе с ЭВМ и ее внешними устройствами возможны воздействия следующих опасных и вредных производственных факторов:

  • поражение электрическим током;
  • получение травм от движущихся частей внешних устройств;
  • в зависимости от конструктивных особенностей, устройства визуального отображения (дисплеи) генерируют несколько типов излучения, в том числе: рентгеновское, радиочастотное, ультрафиолетовое. Если не выполнять профилактические мероприятия и не соблюдать режим работы, работа с ЭВМ, как правило, сопровождается значительным зрительным и общим переутомлением.

 

 

Заключение

Люди организуют свою деятельность в силу разных причин – чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели.

Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании.

Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия.

В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур.

Комплексные информационные системы высвобождают творческий потенциал специалистов, позволяют планировать материальные, финансовые и трудовые ресурсы, получать информацию, которую без использования подобных систем невозможно.

Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие  информационная система – залог успешной деятельности на рынке. Еще можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.

В данной выпускной письменной экзаменационной работе дана характеристика основных компонентов автоматизации офиса. Цель работы достигнута.

         В дипломной работе были решены следующие задачи:

1)    дана общая характеристика автоматизации офиса;

2)    рассмотрено назначение автоматизации офиса;

3)    перечислены основные компоненты автоматизации офиса;

4)   приведены примеры использования автоматизированных информационных технологий в офисе.


Список литературы

  1. Информатика. Учебник, под ред Макаровой Н.В. М.: Финансы статистика, 2005.
  2. Научные основы организации управления и построения  АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. -М.: Высшая школа, 1990
  3. Пономарева К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ. - М.: Высшая школа, 2005.
  4. Суханов А.П. Информация и прогресс. -Новосибирск: Наука, 2002.
  5. Чарльз Рабин. Эффективная работа с Microsoft Word.- СПб: Питер, 2006.
  6. Справочная система Microsoft Office.
  7. «Компьютерная газета» статья Сергея и Марины Бондаренко, http://www.3domen.com
  8. Леонтьев В.П. Персональный компьютер. Карманный справочник. –М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.

 



 

 

 

Новости

ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 августа 2021 ГОДА. Уже 5 статей приняты.
Журнал №7 (Vol. 83) вышел в свет 25 июля 2021 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июля 2021 ГОДА. Уже 12 статей приняты.
Журнал №6 (Vol. 82) вышел в свет 25 июня 2021 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июня 2021 ГОДА. Уже 34 статьи приняты.
Журнал №5 (Vol. 81) вышел в свет 25 мая 2021 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 мая 2021 ГОДА. Уже 49 статей приняты.
Журнал №4 (Vol. 80) вышел в свет 25 апреля 2021 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 апреля 2021 ГОДА. Уже 41 статья принята.
Журнал №3 (Vol. 79) вышел в свет 25 марта 2021 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 марта 2021 ГОДА. Уже 24 статьи приняты.
Журнал №2 (Vol. 78) вышел в свет 25 февраля 2021 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 февраля 2021 ГОДА. Уже 43 статьи приняты.
Журнал №1 (Vol. 77) вышел в свет 25 января 2021 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 января 2021 ГОДА. Уже 31 статья приняты.
Журнал №12 (Vol. 76) вышел в свет 25 декабря 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 декабря 2020 ГОДА. Уже 62 статьи приняты.
Журнал №11 (Vol. 75) вышел в свет 25 ноября 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 ноября 2020 ГОДА. Уже 76 статей приняты.
Журнал №10 (Vol. 74) вышел в свет 25 октября 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 октября 2020 ГОДА. Уже 29 статей приняты.
Журнал №9 (Vol. 73) вышел в свет 25 сентября 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 сентября 2020 ГОДА. Уже 26 статей приняты.
Журнал №8 (Vol. 72) вышел в свет 25 августа 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 августа 2020 ГОДА. Уже 33 статьи приняты.
Журнал №7 (Vol. 71) вышел в свет 25 июля 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июля 2020 ГОДА. Уже 39 статей приняты.
Журнал №6 (Vol. 70) вышел в свет 25 июня 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июня 2020 ГОДА. Уже 38 статей приняты.
Журнал №5 (Vol. 69) вышел в свет 25 мая 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 мая 2020 ГОДА. Уже 60 статей приняты.
Журнал №4 (Vol. 68) вышел в свет 25 апреля 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 апреля 2020 ГОДА. Уже 43 статьи приняты.
Журнал №3 (Vol. 67) вышел в свет 25 марта 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 марта 2020 ГОДА. Уже 44 статьи приняты.
Журнал №2 (Vol. 66) вышел в свет 25 февраля 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 февраля 2020 ГОДА. Уже 54 статьи приняты.
Журнал №1 (Vol. 65) вышел в свет 25 января 2020 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 января 2020 ГОДА. Уже 34 статьи приняты.
Журнал №16 (Vol. 64) вышел в свет 25 декабря 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 декабря 2019 ГОДА. Уже 88 статей приняты.
Журнал №14 (Vol. 63) вышел в свет 25 ноября 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 ноября 2019 ГОДА. Уже 51 статья приняты.
Журнал №14 (Vol. 62) вышел в свет 25 октября 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 октября 2019 ГОДА. Уже 47 статей приняты.
Журнал №13 (Vol. 61) вышел в свет 25 сентября 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 сентября 2019 ГОДА. Уже 24 статьи приняты.
Журнал №12 (Vol. 60) вышел в свет 25 августа 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 августа 2019 ГОДА. Уже 17 статей приняты.
Журнал №11 (Vol. 59) вышел в свет 25 июля 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июля 2019 ГОДА. Уже 22 статьи приняты.
Журнал №10 (Vol. 58) вышел в свет 2 июля 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 2 июля 2019 ГОДА. Уже 36 статей приняты.
Журнал №9 (Vol. 57) вышел в свет 10 июня 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 10 июня 2019 ГОДА. Уже 43 статьи приняты.
Журнал №8 (Vol. 56) вышел в свет 20 мая 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 20 мая 2019 ГОДА. Уже 34 статьи приняты.
Журнал №7 (Vol. 55) вышел в свет 1 мая 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 1 мая 2019 ГОДА. Уже 22 статьи приняты.
Журнал №6 (Vol. 54) вышел в свет 15 апреля 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 15 апреля 2019 ГОДА. Уже 34 статьи приняты.
Журнал №5 (Vol. 53) вышел в свет 1 апреля 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 1 апреля 2019 ГОДА. Статьи принимаются до 31 марта. Уже 85 статей приняты.
Журнал №4 (Vol. 52) вышел в свет 15 марта 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 15 марта 2019 ГОДА. Уже 100 статей приняты.
Журнал №3 (Vol. 51) вышел в свет 1 марта 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 1 марта 2019 ГОДА. Уже 114 статей приняты.
Журнал №2 (Vol. 50) вышел в свет 10 февраля 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 10 февраля 2019 ГОДА. Уже 99 статей приняты.
Журнал №1 (Vol. 49) вышел в свет 20 января 2019 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 20 января 2019 ГОДА. Уже 98 статей приняты.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 декабря 2018 ГОДА. Уже 102 статьи приняты.
Журнал №12 (Vol. 47) вышел в свет 3 декабря 2018 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 3 декабря 2018 ГОДА. Уже 87 статей приняты.
Журнал №11 (Vol. 46) вышел в свет 10 ноября 2018 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 10 ноября 2018 ГОДА. Уже 84 статьи приняты.
Журнал №10 (Vol. 45) вышел в свет 25 октября 2018 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 октября 2018 ГОДА. Уже 84 статьи приняты.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 сентября 2018 ГОДА. Уже 75 статей приняты.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 августа 2018 ГОДА. Уже 78 статей приняты.
Журнал №7 (Vol. 42) вышел в свет 25 июля 2018 года.
Электронная версия 6 выпуска (2018) журнала загружена на сайт научной электронной библиотеки eLIBRARY.RU
https://elibrary.ru/contents.asp?titleid=48986.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июля 2018 ГОДА. Уже 54 статьи приняты.
Журнал №6 (Vol. 41) вышел в свет 25 июня 2018 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 июня 2018 ГОДА. Уже 47 статей приняты.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 мая 2018 ГОДА. Уже 22 статьи приняты.
Журнал №4 (Vol. 39) вышел в свет 25 апреля 2018 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 апреля 2018 ГОДА. Уже19 статей приняты.
В ближайшие дни журнал №3 (Vol. 38) будет размещен на сайте eLIBRARY.RU - крупнейшей в России электронной библиотеки научных публикаций. Библиотека интегрирована с Российским индексом научного цитирования (РИНЦ).
Журнал №3 (Vol. 38) вышел в свет 30 марта 2018 года.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 апреля 2018 ГОДА. Уже 2 статьи приняты.
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 30 марта 2018 ГОДА. Уже 14статей приняты.
Журнал №2 (Vol. 37) вышел в свет 25 февраля 2018 года
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 февраля 2018 ГОДА. Уже 3 статьи приняты.
Журнал №1 (Vol. 36) вышел в свет 25 января 2018 года
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 25 ЯНВАРЯ 2018 ГОДА. Уже 15 статей приняты.
Журнал №6 (Vol. 35) вышел в свет 20 декабря 2017 года
ПРИНИМАЮТСЯ СТАТЬИ ДЛЯ ОЧЕРЕДНОГО ВЫПУСКА ЖУРНАЛА, КОТОРЫЙ ВЫЙДЕТ 20 ДЕКАБРЯ 2017 ГОДА. Уже 26 статей приняты.
Журнал №5 (Vol. 34) вышел в свет 20 ноября 2017 года
СЛЕДУЮЩИЙ ВЫПУСК 20 НОЯБРЯ 2017 ГОДА. Уже 18 статей
Журнал №4 (Vol. 33) вышел в свет 30 сентября 2017 года
Журнал №3 (Vol. 32) вышел в свет 28 июля 2017 года
Журнал №2 (Vol. 31) вышел в свет 25 мая 2017 года
Журнал №1 (Vol. 30) вышел в свет 30 марта 2017 года
Журнал №6 вышел в свет 30 декабря 2016 года
Журнал №5 вышел в свет 28 октября 2016 года
Журнал №4 вышел в свет 17.08.16.
Тираж 1000 экз.
Журнал №3 (2016) Vol. 26
подписан 06.06.16.
Тираж 1000 экз.
Журнал №2 (2016) Vol. 25
подписан 24.04.16.
Тираж 1000 экз.
Набираем статьи для 2-го выпуска журнала в 2016 году.
Журнал №1 (2016) Vol. 24
подписан 25.02.16.
Тираж 1000 экз.
Набираем статьи для 1-го выпуска 2016 года.
Журнал №6 (Vol. 23) 2015 года подписан в печать 11.12.16
Тираж 1000 экз.
Набираем статьи для 6-го выпуска журнала.
Выпуск выйдет 15 января 2016 года
Журнал №5 (Vol. 22) 2015 года подписан в печать 24.11.15
Тираж 1000 экз.
Вышел в печать 5 выпуск журнала
Вниманию авторов: Продолжается набор статей для 5-го выпуска журнала.
Журнал №4 (Vol. 21) 2015 года подписан в печать 18.09.15
Тираж 1000 экз.
Журнал №3 (Vol. 20) 2015 года подписан в печать 08.07.15
Тираж 1000 экз.
Журнал №2 (Vol. 19) 2015 года подписан в печать 01.05.15
Тираж 1000 экз.
Журнал №1 (Vol. 18) 2015 года подписан в печать 17.03.15
Тираж 1000 экз.
Журнал №8 (Vol. 17) 2104 года подписан в печать 28.12.14.
Тираж 1000 экз.
Журнал №7 (Vol.16) подписан в печать 24.11.14. Тираж 1000 экз.
Журнал №6 подписан 28.08.14.
Тираж 1000 экз.
Журнал №5 подписан 22.05.14.
Тираж 1000 экз.
Журнал №4 подписан 20.03.14.
Тираж 1000 экз.
Журнал №3 подписан 12.02.14.
Тираж 1000 экз.
Журнал №2 подписан 10.01.14.
Тираж 1000 экз.
Журнал №1 подписан 05.11.13.
Тираж 1000 экз.
Журнал №3 (Vol. 38) вышел в свет 30 марта 2018 года.В ближайшие дни этот журнал будет размещен на сайте eLIBRARY.RU - крупнейшей в России электронной библиотеки научных публикаций. Библиотека интегрирована с Российским индексом научного цитирования (РИНЦ).
Индексируется в: